Sécurité incendie & plan d’évacuation

Lors d’un séminaire, la maîtrise de la sécurité incendie & plan d’évacuation conditionne la sérénité des équipes et la fluidité de l’évènement. Voici l’essentiel pour anticiper, briefer et réagir efficacement.

Définition — La sécurité incendie & plan d’évacuation regroupe l’analyse des risques, l’organisation des rôles et les consignes visuelles permettant d’évacuer un lieu rapidement et en sécurité, en coordination avec le site et les prestataires, lors d’un évènement professionnel.

1. Évaluer les risques du lieu (issues, SSI, extincteurs, capacité).
2. Nommer un référent sécurité et une équipe d’évacuation.
3. Concevoir le plan d’évacuation (itinéraires, points de rassemblement, PMR).
4. Brief commun : staff, conférenciers, prestataires, signalétique.
5. Former et équiper (extincteurs, talkies, gilets haute visibilité).
6. Faire un exercice ou un walkthrough avant l’accueil.
7. Documenter, consigner les retours et ajuster.

L’essentiel & méthodes

Intégrer la sécurité incendie & plan d’évacuation à votre séminaire commence par une analyse du site. Demandez au lieu les plans à jour, l’emplacement des issues, du SSI (système de sécurité incendie), des extincteurs et du point de rassemblement. Vérifiez le registre de sécurité et les consignes locales : la réglementation s’applique généralement selon le type d’établissement recevant du public.

Le choix du lieu pèse beaucoup sur la préparation. Privilégiez un espace capable de fournir un dossier sécurité exploitable et une coordination technique réactive. Pour affiner votre sélection, voyez comment choisir le lieu de son séminaire selon vos besoins logistiques et de sécurité.

Définissez les rôles : un référent sécurité (interlocuteur unique du site), des guide-files pour orienter les flux et des serre-files pour vérifier les espaces. Rédigez une fiche réflexe simple : déclenchement d’alarme, annonce micro, itinéraires, point de rassemblement, prise en compte des personnes à mobilité réduite (PMR), et procédure de comptage.

Pensez accessibilité. Le plan doit intégrer des cheminements adaptés, l’assistance dédiée et, si prévu par le site, des zones de mise en sécurité. Pour cadrer vos obligations, consultez le volet Accessibilité & obligations légales.

Coordonnez toutes les parties prenantes : régie, conférenciers, traiteur, accueil, sécurité du lieu. Un brief commun avant l’ouverture clarifie les messages micro, l’arrêt des activités, l’ordre d’évacuation par zones et le rôle de chacun. La signalétique doit être visible, cohérente avec celle du site et positionnée sur les points clés (salles, couloirs, escaliers, sorties).

Testez le dispositif. Un walkthrough avec l’équipe, la vérification d’une issue et un test de message d’alerte, réalisés avec l’accord du site, permettent généralement de lever des ambiguïtés. Ajustez en fonction du flux attendu et du mobilier. Pour dimensionner vos équipes et vos flux, appuyez-vous sur la Checklist logistique.

Intégrez enfin la sécurité au dossier d’évènement : plans d’évacuation, consignes, liste des rôles, contacts d’urgence, plan B météo s’il y a des espaces extérieurs, et protocole de premiers secours. La gestion incendie s’articule avec les urgences médicales : trousse, personnes formées, point de rendez-vous des secours.

Bonnes pratiques & erreurs à éviter

Bonnes pratiques

• Exiger du lieu un plan à jour, les consignes et l’emplacement du point de rassemblement.
• Inclure un rappel sécurité dans l’ouverture plénière (30 s : issues, point de rassemblement, consignes PMR).
• Positionner des équipiers identifiables (gilets) près des sorties et circulations clés.
• Prévoir une voie de délestage si un couloir sature et maintenir les portes coupe-feu dégagées.
• Rédiger des annonces micro prêtes à l’emploi, neutres et rassurantes.
• Distribuer la fiche réflexe au staff sur mobile (PDF) et l’afficher en backstage.
• Débriefer à froid après l’évènement et mettre à jour vos modèles.

Erreurs à éviter

• Supposer que “le site gère tout” : votre équipe doit connaître les consignes et ses rôles.
• Oublier les PMR ou visiteurs ayant des besoins spécifiques dans le plan.
• Bloquer une issue avec du mobilier, des kakemonos ou des flight-cases.
• Surcharger une salle au-delà des capacités indiquées par le lieu.
• Utiliser des effets scéniques (fumée, pyrotechnie) sans validation préalable du site/SSI.
• Laisser des sacs ou câbles entraver les allées et escaliers.
• Ne pas briefer les arrivées tardives et les prestataires de nuit.

En amont, structurez vos étapes et délais de validation pour que le plan soit prêt dans les temps et partagé aux équipes. Un rétroplanning clair réduit les zones d’ombre et facilite la coordination sur place.

FAQ

Qui est responsable pendant l’évènement ?

Généralement, le responsable sécurité du lieu garde l’autorité technique. Côté organisateur, un référent sécurité coordonne l’équipe d’évacuation et relaie les consignes du site.

Que doit contenir un plan d’évacuation pour un séminaire ?

Les itinéraires de sortie, le point de rassemblement, les rôles (référent, guide/serre-files), les messages d’alerte, la prise en compte des PMR et les contacts d’urgence.

Faut-il faire un exercice avant l’ouverture ?

Un walkthrough avec l’équipe est généralement recommandé : vérifier les issues, tester l’annonce micro, simuler le guidage. L’exercice complet se fait avec l’accord du site.

Comment gérer les PMR pendant l’évacuation ?

Prévoir un accompagnant dédié, des cheminements adaptés et, si le lieu en dispose, une zone de mise en sécurité. Valider ces points avec le responsable sécurité du site.