Coordination sur place : rôles & timings

Le succès d’un séminaire se joue sur le terrain. La coordination sur place : rôles & timings aligne équipes, flux et interventions pour un déroulé fluide du jour J à la clôture.

Définition — La coordination sur place : rôles & timings regroupe l’orchestration opérationnelle le jour J : équipes briefées, conducteur minuté, canaux de communication, points de contrôle et plans B pour garantir un parcours participant sans friction.

1. Finaliser le conducteur minuté et la liste de contacts (J-1).
2. Briefer toutes les équipes et valider les canaux radio (H-2).
3. Contrôler technique, sécurité et signalétique (H-1).
4. Ouvrir l’accueil, badger et orienter les flux (H-0:30).
5. Piloter la plénière (showcall, timings, Q&A, transitions).
6. Basculer vers ateliers/pauses, gérer rotations et retards.
7. Clôturer, dériger le matériel et débriefer à chaud.

L’essentiel & méthodes

La coordination sur place : rôles & timings commence avant l’ouverture des portes. Un conducteur minuté relie contenus, technique et parcours participants. Il se base sur un rétroplanning de séminaire validé, puis se décline en “showcall” à la minute près.

Rôles clés le jour J

• Chef de projet (CP) : décision finale, arbitrages timing, relation client. Conduit les points de synchronisation (H-2, H-1, H+pauses).
• Régisseur général : maîtrise du plateau et des transitions. Fait l’appel “Go/Stand-by” et tient le talkie canal production.
• Régie technique (son/lumière/vidéo) : tests micro/retours, lecture médias, visio si besoin. S’appuie sur la checklist technique.
• Accueil & badges : filtrage, orientation, gestion des VIP et retardataires. Remonte les flux au CP.
• Traiteur : respects des horaires, régimes spéciaux, réassorts. Aligne service sur le conducteur et les congestions de circulation.
• Sécurité & sûreté : contrôles, issues, PMR, gestion incidents. Référent sur le plan d’évacuation.
• Speaker manager : préparation intervenants, micros, slides, arrivée en scène à l’heure.
• Logistique & transferts : navettes, signalétique, stock tampon (eau, fournitures, batteries).

Timings repères (à adapter à votre format)

• J-1 : repérage final, zones de stockage, circuits d’évacuation, validation signalétique.
• H-3 : arrivée technique, réception matériel, implantation et tests.
• H-2 : briefing général, rôles & timings, plan B/C, canaux talkies, mots-clés (“Stand-by”, “Hold”, “Clear”).
• H-1 : ouverture accueil test, contrôle badges, répétition rapide intervenants, vérification slides.
• H-0 : top ouverture plénière, enchaînement transitions selon conducteur.
• H+pauses : micro-point équipe, dérisquage du prochain bloc, ajustements.
• Clôture : remerciements, sortie fluide, dérig, débrief à chaud et collecte des incidents.

Pour prévenir les frictions, structurez l’agenda (plénière, ateliers, pauses) en amont et cadrez chaque transition avec des buffers réalistes. Voir Structurer l’agenda.

Outils et méthodes utiles

• Conducteur minute : qui parle, quoi, quand, qui déclenche (son/lumière/vidéo), plan média, transitions.
• Plan radio : canaux dédiés (production, accueil, technique, sécurité), codes clairs, discipline d’antenne.
• Points de contrôle : H-2, H-1, pré-ouverture, post-plénière, mi-journée, pré-clôture.
• Plan B/C : météo, no-show, panne micro, retard navette. Scripts d’annonce et alternatives prêtes.
• Signalétique et flux : fléchage lisible, gestion des goulots, zones staff identifiées.
• Conformité & sécurité : registre sécurité, issues praticables, trousse de secours, briefing évacuation.

Bonnes pratiques & erreurs à éviter

Bonnes pratiques

• Un seul décideur visible (CP) pour arbitrer en temps réel.
• 30–60 secondes de marge par transition pour respirer et corriger.
• Briefs courts et fréquents : alignez, puis exécutez.
• Micro-runlist en poche pour chaque rôle (accueil, régie, traiteur).
• Minuteur visible côté scène et retour orateurs.
• Backups des médias (clé USB + cloud) et micro de secours prêt.
• Communication sobre à la radio : messages courts, accusés de réception.
• Anticipation sécurité : chemins d’évacuation dégagés, point de rassemblement briefé. Référez-vous au plan d’évacuation.

Erreurs à éviter

• Lancer sans conducteur ni timings verrouillés.
• Sous-staffer l’accueil aux pics (ouverture, bascule ateliers, déjeuner).
• Négliger la répétition technique ou le check micros/visio en amont.
• Oublier l’accessibilité (PMR, circulation fluide, sièges réservés).
• Changer d’ordre de passage sans informer la régie et l’accueil.
• Laisser les pauses déborder et impacter la plénière suivante.
• Stocker des cartons sur des issues ou masquer la signalétique.

Pour un déroulé fiable, validez chaque item à l’aide d’une checklist technique et du rétroplanning consolidé.

FAQ

Qui fait quoi pendant la coordination sur place ?

Le chef de projet arbitre, le régisseur cadencer les transitions, la technique gère son/lumière/vidéo, l’accueil oriente et badge, la sécurité supervise les issues et incidents, le traiteur cadence les services, le speaker manager prépare les intervenants.

Quel timing type pour plénière + ateliers ?

Généralement : ouverture accueil avant la plénière, plénière cadrée et transitions signpostées, puis ateliers en rotations avec buffers, pauses au milieu et à la fin, clôture avec message logistique de sortie. Adaptez selon l’ampleur et l’objectif.

Comment gérer retards et imprévus ?

Prévoyez des marges, priorisez les contenus essentiels, informez via l’accueil et l’animateur, réordonnez les passages si nécessaire, et basculez sur le plan B (micro de secours, slides miroir, navette suivante) sans perdre la cadence.

Quels outils sont indispensables le jour J ?

Conducteur minuté, talkies avec casque, checklists imprimées, minuteurs, clés USB de secours, plan de salle, numéros d’urgence et un point de ralliement équipe. Pour cadrer l’ordre du jour, voyez Structurer l’agenda.