Brief & contrat conférencier (checklist juridique/technique)

Vous faites intervenir un orateur lors d’un séminaire ? Préparez un Brief & contrat conférencier (checklist juridique/technique) clair pour sécuriser le fond, la forme et l’exécution.

Définition : Le Brief & contrat conférencier (checklist juridique/technique) regroupe les attentes de contenu, les modalités pratiques, les clauses légales essentielles et les exigences techniques pour une intervention sans surprise et conforme.

1. Clarifier objectifs, audience et messages.
2. Sélectionner l’intervenant et valider le format.
3. Formaliser un brief structuré (contenu, timing, livrables).
4. Négocier et rédiger le contrat (conditions, droits, obligations).
5. Sécuriser droits d’auteur, image, données & RGPD.
6. Valider technique, sécurité, accessibilité et tests.
7. Signer, partager le rétroplanning, suivre jusqu’au jour J.

L’essentiel & méthodes

1) Construire un brief utile

Le brief cadre l’intervention et le rendu attendu. Il doit être court, actionnable et partagé tôt.

• Objectifs : ce que l’audience doit savoir, ressentir ou faire après la session. Pour cadrer, appuyez-vous sur des objectifs SMART.
• Audience : typologies, niveau de connaissance, langues, sensibilité aux sujets.
• Message & storyline : thème, angles à privilégier/éviter, mots-clés, call-to-action final.
• Format & timing : keynote, Q&A, panel, atelier ; durée scène, temps d’installation, Q&A.
• Livrables : slides, vidéos, bio, photo HD, teaser, supports post-event, deadline.
• Contraintes : confidentialité, sujets sensibles, validation interne, terminologie.
• Coordination : référents (contenu, technique, logistique), canaux de communication, délais.

2) Sceller un contrat clair

Le contrat sécurise les parties. Faites-le relire si besoin par un juriste, surtout en cas d’enregistrement ou de diffusion.

• Parties & objet : identité complète, description de la prestation.
• Calendrier & livrables : jalons, validations, répétitions, documents attendus.
• Rémunération & frais : honoraires, frais remboursables, devis/justificatifs, modalités de paiement.
• Propriété intellectuelle : qui détient quoi ? Autorisations d’usage des slides, citations, extraits.
• Droit à l’image & enregistrements : captation, photo/vidéo, conditions d’exploitation (interne/externe, durée, territoires, formats).
• Confidentialité & RGPD : accès à des données, accords de confidentialité, consentements.
• Annulation, report, remplacement, force majeure : délais, pénalités, alternatives acceptées.
• Technique & sécurité : exigences scène/son/lumière, tests obligatoires, règles du site.
• Assurances & responsabilité : couverture de chaque partie, limites.
• Droit applicable, tribunal compétent, facturation & mentions légales.

3) Vérifications juridiques & techniques avant le jour J

• Captation & diffusion : prévoyez des autorisations écrites précisant supports, durée, périmètre (intranet, extraits sociaux, replay).
• Crédits & contenus tiers : images, musiques, citations : s’assurer des droits ou employer des ressources libres et créditées.
• Accessibilité : scène, visibilité, sous-titrage/écran interprète si nécessaire. Voir coordination sur place pour répartir les rôles.
• Technique salle & visioconf : micros (main, cravate), retours, projection, adaptateurs, télécommande. Suivez la checklist technique et testez avec l’intervenant.
• Rétroplanning & convocations : call de cadrage, répétition, arrivée sur site, passage en loge. Formalisez-le via le rétroplanning.

Bonnes pratiques & erreurs à éviter

Bonnes pratiques

• Co-construire le brief avec l’intervenant, puis le figer par écrit (version datée).
• Rédiger des clauses de droits d’auteur et d’image précises, adaptées aux usages envisagés.
• Préparer un plan B technique (micro de secours, adaptateurs, duplicate des slides).
• Prévoir un Q&A encadré (modération, durée, questions sensibles signalées en amont).
• Partager à l’avance consignes logistiques (accès, badges, sécurité, contact d’urgence).
• Tester la compatibilité fichiers/équipement et lancer une répétition, même courte.
• Remettre un ordre de mission clair (horaires, tenue, séquence, briefing régie).

Erreurs à éviter

• Confondre “autorisation de captation” et “droits d’exploitation” : ce sont deux accords distincts.
• Supposer la cession de droits implicite : sans écrit, l’usage est limité.
• Oublier les frais annexes (transport, hébergement, repas) et leurs plafonds.
• Changer l’ordre du jour sans réviser le brief/contrat : formalisez chaque modification.
• Négliger l’accessibilité ou la sécurité scène (câblage, éclairage, anti-chute).
• Arriver avec un seul support de présentation : prévoir PDF + PPT et sauvegarde cloud/USB.

FAQ

Quelle différence entre brief et contrat conférencier ?

Le brief décrit le contenu, le format et les attentes opérationnelles. Le contrat encadre juridiquement la prestation : conditions, droits, responsabilités, annulation, etc. Les deux documents se complètent et doivent rester cohérents.

Peut-on enregistrer la conférence et la diffuser en interne ?

Oui si le contrat l’autorise explicitement (captation, durée, périmètre, supports). À défaut de clause, limitez-vous à l’usage prévu au brief et sollicitez un avenant pour tout nouvel usage.

Quelles clauses d’annulation prévoir ?

Des modalités claires pour l’annulation, le report et le remplacement : délais, pénalités éventuelles, remboursement des frais, et cas de force majeure. Précisez le processus de notification et les justificatifs attendus.

Quand partager le brief et organiser la répétition ?

Le plus tôt possible après la confirmation. Planifiez les jalons via un rétroplanning afin d’assurer validations, tests et logistique sans tension.