Plan de communication interne : teasing, speakers, dress-code

Plan de communication interne : teasing, speakers, dress-code

Préparer la communication interne d’un Noël d’entreprise ne s’improvise pas. Un bon dispositif de teasing, des speakers bien briefés et un dress-code clair participent directement à l’affluence, à l’engagement et à la satisfaction le jour J. Voici une méthode pragmatique, des messages types et des checklists pour bâtir un plan de communication interne cohérent, inclusif et efficace, du premier teaser jusqu’au remerciement post-événement.

INNOV'events accompagne généralement les équipes RH, communication et Office Management pour structurer un plan fluide, harmoniser les messages et garantir la conformité (RGPD, droit à l’image, sécurité). Selon le format et la culture d’entreprise, nous adaptons le ton, le rythme et les canaux (intranet, e‑mail, Teams/Slack, affichage, écrans, newsletters, écrans d’accueil, QR codes).

Objectifs & indicateurs : cadrer votre plan

Avant de produire les premiers visuels, formalisez les objectifs de votre plan de communication interne : teasing, speakers, dress-code. Cette étape aligne les parties prenantes et évite les messages contradictoires.

• Participation attendue et taux de RSVP (selon la jauge et le lieu).
• Niveau d’engagement recherché (interactions, votes, mini‑jeux, partages internes).
• Message-clé de l’édition (remerciement, cohésion, fierté, cap stratégique, solidarité, etc.).
• Contraintes et cadres : horaires, accessibilité, politique photos, sobriété et sécurité.
• Indicateurs de suivi : ouverture e‑mail, clics, réponses au sondage, retours qualitatifs.

Pour l’architecture des invitations et le suivi des réponses, appuyez-vous sur des modèles d'invitations et relances RSVP éprouvés, adaptables à votre SSO ou à votre outil de newsletter interne.

Méthode en 5 temps : du cadrage au go‑live

1) Audit express

Analysez vos audiences internes (sites, métiers, langues, rythmes de travail) et vos canaux en place. Identifiez les relais de proximité (managers, ambassadeurs).

2) Calendrier de communication

Construisez un calendrier réaliste, compatible avec les jalons projet, la validation direction et la production créa. Inspirez-vous d’un rétroplanning de Noël pour lisser les temps forts sans saturer les boîtes mail.

3) Ligne éditoriale

Définissez le ton (enjoué, chaleureux, institutionnel), les rubriques (teasing, infos pratiques, speakers, dress-code, sécurité, accessibilité) et la charte visuelle (thème, couleurs, icônes).

4) Production des contenus

Rédigez des messages courts, utiles et cohérents sur tous les supports : intranet, affiches, bandeaux écrans, posts Teams/Slack, e‑mails, micro‑vidéos, GIFs. Prévoyez des déclinaisons multilingues si nécessaire.

5) Validation & déploiement

Planifiez les allers‑retours avec direction, RH, juridique, DPO et HSE. Poussez les contenus via vos relais managériaux et les communautés internes.

Teasing de Noël : faire monter l’envie sans tout dévoiler

Le teasing crée l’attente, installe le thème et amorce le récit de votre événement. Pour un plan de communication interne : teasing, speakers, dress-code, alternez surprise et information pratique.

Idées de teasing

• Mini‑série d’indices visuels (motif, couleur, détail du lieu) qui s’assemblent à mesure des annonces.
• Quizz/sondages sur l’intranet pour voter des animations, playlists, saveurs de menus.
• Révélations progressives : thème, un premier speaker, un sponsor interne, une animation phare.
• Badges numériques « Je viens » à partager sur Teams/Slack.

Pour dynamiser l’attente, introduisez une légère gamification : challenges par équipe, tirages au sort responsables, ou mécaniques ludiques inspirées de ces idées de jeux et concours de Noël.

Le choix des temps forts artistiques et du maître de cérémonie compte aussi pour le teasing. Selon votre format, explorez comment choisir un MC, DJ ou speaker externe qui colle à votre culture et au rythme de la soirée.

Speakers & prises de parole : scénariser, briefer, rassurer

Au-delà du choix du ou des speakers, la réussite tient à la préparation. Cartographiez les interventions (direction, MC, lauréats, partenaires, artistes) et fixez une durée indicative pour préserver l’énergie de la soirée.

Brief & media‑training

• Objectifs par séquence : remercier, inspirer, annoncer, engager.
• Script court avec punchlines, transitions et relances pour l’interactivité.
• Supports utiles : prompteur light, fiches imprimées, retours écran, repères au sol.
• Répétitions sur place pour se caler au son, à la lumière et aux déplacements.

Impliquer vos collaborateurs renforce la cohésion. Identifiez des relais internes (animateurs de communautés, managers) et distribuez les rôles. Quelques pistes dans notre guide sur l’organisation participative et rôles des équipes.

Dress-code : aligner style, inclusion et confort

Le dress-code traduit le thème, mais doit rester inclusif et confortable. Énoncez des principes clairs et souples : alternatives neutres, options « à minima », consignes de sécurité liées au lieu (escaliers, extérieurs, rooftop, péniche).

Règles à formuler avec tact

• Palette de couleurs ou accessoires facultatifs plutôt qu’un uniforme strict.
• Conseils pratiques : chaleur/froid, chaussures adaptées, vestiaire prévu.
• Recommandations photo (paillettes, reflets) pour un rendu optimal sur scène et au flash.

Pour tenir compte de toutes les sensibilités et éviter toute exclusion involontaire, consultez nos repères sur l’inclusion et accessibilité du dress-code.

Canaux, templates et contenus prêts à diffuser

Un plan de communication interne : teasing, speakers, dress-code efficace repose sur des composants réutilisables et un rythme clair. Centralisez vos éléments dans un dossier partagé avec versions datées.

Canaux à privilégier

• E‑mailing interne (save the date, invitation, relances, J‑1, remerciement).
• Intranet et app interne (landing avec RSVP, FAQ, infos pratiques, accessibilité).
• Teams/Slack (teasers courts, GIFs, compte à rebours, Q&R en direct).
• Affichage et écrans d’accueil (lobbies, ascenseurs, cafétérias).

Templates recommandés

• Save the date & bannière intranet dédiés.
• Invitation personnalisée par site ou par BU avec déclinaisons locales.
• Fiche « Infos pratiques » (accès, horaires, vestiaires, sécurité, photos, dress-code).
• Carte « Merci » post‑événement + lien vers album interne.

Pour cadrer la collecte et la diffusion des images, définissez la politique de captation et de partage, et voyez les droits à l'image et bonnes pratiques sur les photos. Pensez au consentement explicite si vous utilisez des portraits rapprochés.

Calendrier éditorial : un tempo qui engage sans saturer

Équilibrez le volume de messages et variez les formats pour éviter la lassitude. En pratique, on alterne « info utile » et « plaisir » tout en réservant des surprises.

Exemple de tempo (adaptable)

• Annonce du thème + Save the date (intranet + e‑mail court).
• 1er teaser visuel (affichage + Teams/Slack) avec mini‑jeu.
• Invitation formelle avec RSVP et FAQ pratique.
• Point d’étape créatif (playlist, sondage animation, révélation d’un speaker).
• Rappel J‑7 (dress-code, accès, sécurité, vestiaire, politique photos).
• J‑1 (météo, transports, plan du lieu, contact d’astreinte, timing d’arrivée).
• Post‑événement (remerciements, album interne, sondage feedback).

Pour synchroniser messages et production logistique, appuyez-vous sur un rétroplanning de Noël qui tient compte des validations, des prestataires et des contraintes du lieu.

Conformité, sécurité, accessibilité : des messages clairs et bienveillants

Votre plan de communication interne doit rassurer et garantir la conformité. Clarifiez ce qui est attendu et ce qui est encadré : accès, photos, alcool, mobilité, santé, inclusion.

Points à couvrir dans les messages

• RGPD et droit à l’image : signalétique sur place, zones « no photo », formulaire de consentement si besoin.
• Bien‑être et mobilité responsable : alternatives sans alcool, navettes de fin de soirée, codes VTC, co‑voiturage.
• Accessibilité universelle : cheminements, ascenseurs, places assises, zones calmes, lecture facile.
• Consignes de sécurité : capacité du lieu, issues, point de rassemblement, contact d’astreinte.

Sur l’encadrement des consommations et le retour en toute sécurité, voyez nos repères « boissons et responsabilités » pour formuler des messages utiles, non culpabilisants.

Lieu & logistique : infos pratiques et ancrage local

Les informations d’accès font partie du plan de communication interne. Selon votre ville et votre typologie de site (hôtel, rooftop, péniche, friche créative, lieu patrimonial), précisez : transports en commun, stationnements, cheminements PMR, temps de marche, points de repère (gare, quartier d’affaires, centre‑ville). Un plan simple rend les déplacements plus fluides.

Pour ne rien oublier côté annonces pratiques, passez en revue la checklist du lieu (accès, matériel, horaires) et ajustez vos messages à la réalité du site (vestiaires, limitation sonore, voisinage, couvre‑feu local).

Mesurer, remercier, prolonger l’élan

Un bon plan de communication interne : teasing, speakers, dress-code s’achève par un suivi de la satisfaction et des remerciements qui prolongent l’effet positif.

• Sondage court post‑événement (3‑5 questions) pour récolter impressions et suggestions.
• Album interne modéré (sélection de photos, respect des consentements) + messages de reconnaissance.
• Capitalisation : modèles, chartes, scripts et bonnes pratiques rangées dans un dossier « Noël » pour l’an prochain.

Pour des messages sensibles et valorisants, inspirez-vous de ces exemples de messages de vœux et reconnaissance adaptés à différents contextes.

Coordination projet & garanties INNOV'events

Notre équipe dédiée réunit chef(fe) de projet, créatif(ve), rédacteur(trice), coordinateur(trice) logistique et référents conformité. Nous pouvons :

• Co‑concevoir la stratégie éditoriale et les messages clés.
• Produire les kits créa (templates e‑mail, intranet, affiches, écrans, posts Teams/Slack).
• Briefer et accompagner vos speakers (script, répétition, scéno, coordination technique).
• Structurer la validation (direction, RH, DPO, HSE) et tenir les délais planifiés.
• Superviser le déploiement, les relances et la modération des contenus.

Vous souhaitez un accompagnement global ? Découvrez notre offre « accompagnement pour organiser votre Fête de Noël », modulable selon votre organisation et vos ressources internes.

FAQ – Plan de communication interne : teasing, speakers, dress-code

Quel timing pour démarrer le teasing ?

Cela dépend de la taille de l’entreprise et de la période. Démarrer suffisamment tôt permet d’étaler les annonces sans saturer. L’essentiel est de synchroniser teasing, invitation, relances et éléments pratiques avec votre calendrier projet.

Comment briefer efficacement les speakers ?

Fixez l’objectif de chaque intervention, rédigez un script court, prévoyez des transitions et organisez une répétition. Testez micro, retours, déplacements et timing. Un prompteur léger ou des fiches peuvent sécuriser les prises de parole.

Quel dress-code sans exclure ?

Proposez des alternatives et des niveaux d’engagement : couleur/texture, accessoires facultatifs, rappel des contraintes du lieu. Mentionnez l’accessibilité et laissez une marge d’interprétation bienveillante.

Quels canaux privilégier ?

Combinez e‑mail, intranet/app interne, Teams/Slack, affichage et écrans. Variez les formats (statique, GIF, vidéo courte) et adaptez le ton aux cultures métiers.

Comment gérer les photos et la confidentialité ?

Informez en amont, mettez des repères visuels sur place, recueillez les consentements si nécessaire et publiez sur des espaces internes sécurisés. Cadrez les partages externes selon votre politique.

Ressources complémentaires du guide Noël

Pour compléter votre dispositif, explorez le Blog événementiel de Noël et nos pages dédiées aux formats, aux lieux et à l’organisation globale.