ANNEXE – CONDITIONS SPÉCIFIQUES PÔLE DIGITAL & TRAITEMENT DES DONNÉES ÉVÉNEMENTIELLES
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1. Champ d’application des prestations digitales
Dans le cadre de certaines prestations, INNOV’events peut être amenée à concevoir, déployer et exploiter, pour le compte du Client,
des dispositifs digitaux liés à un événement ou à une opération de communication, incluant notamment, sans que cette liste soit limitative :
- sites événementiels, sites d’invitation ou d’inscription,
- plateformes de gestion des participants,
- outils de collecte de réponses (RSVP),
- dispositifs digitaux d’accès ou de communication liés à l’événement.
Ces outils ont un usage strictement limité aux finalités définies par le Client, à savoir l’organisation, la gestion et le bon déroulement de
l’opération concernée.
2. Nature des données traitées
Dans ce cadre, INNOV’events peut être amenée à traiter, pour le compte du Client, des données à caractère personnel strictement nécessaires
à la réalisation des prestations, notamment :
- données d’identification professionnelle (nom, prénom, adresse email professionnelle),
- données liées à la participation à l’événement (statut d’inscription, présence, informations logistiques),
- données techniques indispensables au fonctionnement des outils digitaux.
INNOV’events ne traite aucune donnée sensible au sens de l’article 9 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD),
sauf instruction écrite, expresse et documentée du Client.
3. Rôle des parties – Responsabilité en matière de protection des données
Dans le cadre des opérations digitales :
- le Client agit en qualité de Responsable de traitement,
- INNOV’events agit en qualité de Sous-traitant, au sens de l’article 28 du RGPD.
Le Client garantit à INNOV’events disposer de l’ensemble des bases légales, autorisations et obligations d’information nécessaires à la collecte
et au traitement des données confiées.
3 bis. Exécution des missions sur instruction du Client
Lorsque INNOV’events intervient sur instruction du Client dans le cadre d’une opération digitale, INNOV’events s’engage à un devoir
d’information et de conseil, notamment sur les impacts techniques, organisationnels ou réglementaires identifiés.
Toutefois, INNOV’events est réputée pouvoir exécuter les missions confiées dès lors que celles-ci sont présentées par le Client comme conformes
aux lois et réglementations en vigueur, le Client demeurant seul responsable des choix juridiques, organisationnels et fonctionnels opérés.
INNOV’events ne saurait être tenue responsable des conséquences résultant :
- d’instructions incomplètes, erronées ou tardives,
- de choix imposés par le Client en contradiction avec les recommandations formulées,
- ou d’une utilisation des outils en dehors du périmètre initialement défini.
4. Conservation, restitution et suppression des données
4.1 Durée de conservation standard
Sauf instruction écrite contraire du Client, l’ensemble des données collectées dans le cadre d’une opération digitale est conservé pour une durée
maximale de trente (30) jours calendaires après la date de fin de l’événement.
4.2 Restitution des données à la demande du Client
Avant toute suppression définitive, le Client peut solliciter, par demande écrite, la restitution complète des données le concernant.
Cette restitution est effectuée :
- via un protocole sécurisé (canal chiffré),
- dans un environnement technique désigné par le Client,
- sous un format standard et exploitable.
À compter de la restitution des données, le Client en assume seul l’entière responsabilité, notamment en matière de sécurité, de conservation,
d’archivage et de conformité réglementaire.
4.3 Suppression et purge des données
À l’issue du délai de conservation standard, et sauf instruction contraire écrite du Client :
- les données sont supprimées des bases applicatives actives,
- les accès aux dispositifs digitaux sont désactivés,
- les environnements techniques liés à l’opération sont décommissionnés, le cas échéant.
La suppression est réalisée selon des procédures techniques standards, incluant la suppression des enregistrements en base de données et des
fichiers applicatifs associés.
4.4 Sauvegardes techniques
Pour des raisons strictement liées à la sécurité et à la continuité de service, certaines données peuvent subsister de manière transitoire dans des
sauvegardes techniques automatisées, gérées par l’hébergeur, selon des cycles de rétention standards.
Ces sauvegardes :
- ne font l’objet d’aucune exploitation,
- ne sont pas accessibles depuis des environnements actifs,
- ne sont pas réinjectées dans les systèmes applicatifs,
- sont automatiquement écrasées à l’issue de leur cycle de rétention.
5. Conservation étendue sur instruction du Client
Toute demande de conservation des données au-delà du délai standard de trente (30) jours devra :
- faire l’objet d’une instruction écrite et explicite du Client,
- préciser la durée de conservation souhaitée ainsi que la finalité associée,
- pourra entraîner une facturation complémentaire, liée aux coûts techniques, opérationnels et organisationnels induits.
À défaut d’instruction écrite, INNOV’events appliquera automatiquement la politique de purge standard.
6. Sécurité des données
INNOV’events met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité
des données traitées, conformément à l’article 32 du RGPD.
INNOV’events est tenue à une obligation de moyens et ne saurait être tenue responsable des incidents résultant :
- d’une mauvaise utilisation des outils par le Client ou ses utilisateurs,
- d’instructions contradictoires ou tardives,
- de faits imputables à des tiers ou à des causes extérieures.
7. Limitation de responsabilité
La responsabilité d’INNOV’events est strictement limitée :
- au périmètre des outils digitaux mis à disposition,
- à la durée effective de la prestation,
- aux instructions documentées du Client.
INNOV’events ne saurait être tenue responsable :
- de la conformité globale du traitement décidé par le Client,
- des obligations d’information des participants,
- ni de toute conservation, réutilisation ou exploitation ultérieure des données par le Client après restitution.
8. Coopération et contrôles
Dans une logique de transparence et de coopération, INNOV’events s’engage, avant la mise en production, à faciliter les contrôles techniques
demandés par le Client ou ses équipes SSI, notamment via la mise à disposition d’accès temporaires et encadrés aux environnements concernés,
dans le respect des règles de sécurité applicables.
9. Prestations hors périmètre et facturation complémentaire
Toute demande du Client entraînant :
- une modification du périmètre digital initial,
- une intervention technique ou fonctionnelle spécifique,
- une conservation étendue des données,
- une restitution particulière,
- ou une intervention en cours de projet ou postérieure à l’événement,
pourra faire l’objet d’une facturation complémentaire, sur la base d’un devis, d’un avenant ou, le cas échéant, en régie.
10. Acceptation des conditions spécifiques Pôle Digital
Toute commande, devis, bon de commande ou prestation accepté(e) par le Client et comprenant, directement ou indirectement, une composante
digitale (notamment site événementiel, plateforme d’invitation, outil d’inscription, traitement ou hébergement de données) emporte acceptation
pleine, entière et sans réserve des présentes Conditions Spécifiques Pôle Digital & Traitement des Données Événementielles,
annexées aux Conditions Générales de Vente INNOV’events.
Le Client reconnaît avoir pris connaissance des présentes stipulations, en comprendre la portée juridique et technique, et les accepter sans
restriction ni réserve.
Cette acceptation vaut pour toute la durée de la relation contractuelle et pour l’ensemble des prestations digitales réalisées dans ce cadre,
y compris celles commandées ultérieurement, sauf stipulation contraire expresse et écrite.
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