Les beaux jours sont une aubaine pour organiser votre événement d’entreprise. Le mois de juin reste d’ailleurs le plus plébiscité par les entreprises pour réunir leurs équipes, le risque de pluie y est minime, et ça, on adore. Mais à l’inverse, quand un dispositif canicule se déclenche, l’organisation se complique. Voici quelques conseils pratiques si vous n’êtes pas (encore) accompagnés par une agence événementielle.
1. Événement et canicule : Mieux vaut prévenir que guérir
La communication reste la clé, et c’est aussi la solution la moins coûteuse. Quelques jours avant l’événement, un simple email ou SMS permet de prévenir vos invités de la chaleur annoncée et de leur conseiller un dress code adapté : vêtements amples et clairs, casquette ou chapeau, lunettes de soleil et crème solaire. Vos participants arrivent préparés, et l’organisation s’en trouve déjà allégée.
2. Conseil événementiel : Adapter le repas à la météo
En période de canicule, mieux vaut revoir le menu avec votre traiteur. Oubliez les plats en sauce et les buffets lourds au profit de repas froids, plus digestes et plus agréables sous la chaleur. Les fruits riches en eau (pastèque, melon) en libre service sont toujours plébiscités, et un stand de glaces ou de sorbets fera bien plus d’effet qu’un plateau de mignardises classiques.
3. L’eau, l’alliée numéro un d’un événement en temps de canicule
Misez sur de grandes bonbonnes en verre munies d’un robinet, façon fontaine à eau, remplies d’eau fraîche, de glaçons et de rondelles de citron ou de menthe. En plus d’être plus qualitatif que les bouteilles en plastique, c’est un geste plus écologique qui sera apprécié de vos invités.
4. Des goodies utiles plutôt que des gadgets
Pensez aux petites attentions qui font la différence : des brumisateurs à main (eau thermale ou vaporisateurs rechargeables) à disposition, ou encore des éventails en bambou ou en papier installés dans des paniers à l’entrée. Vos invités vous remercieront à chaque coup de chaleur.
5. Bien programmer et agencer votre événement d’entreprise
Le timing et l’agencement font toute la différence en cas de forte chaleur. Décalez les activités physiques pour éviter le pic de chaleur entre 12h et 16h. Installez les zones d’attente et les buffets à l’ombre naturelle (arbres, façades) plutôt qu’en plein soleil, et profitez des courants d’air naturels du lieu. Une astuce simple et efficace : placer de grandes bassines remplies de bouteilles d’eau congelées devant des ventilateurs classiques pour pulser un air bien plus frais.
N’oubliez pas non plus vos équipes sur le terrain. Accueil, sécurité, parking : ces postes exposés au soleil méritent une rotation plus fréquente et des pauses régulières. Une équipe qui fait un malaise, c’est un événement qui déraille. Prévoyez pour votre staff une double ration d’eau, une casquette ou un chapeau obligatoire (idéalement fourni aux couleurs de l’événement) et de la crème solaire à disposition dans l’espace régie.
6. Anticiper la location de matériel professionnel
Si votre événement n’est pas pour tout de suite, c’est le moment d’anticiper. En été, le matériel professionnel se réserve bien en amont, les stocks fondent vite.
- Les ventilateurs rafraîchisseurs d’air : une excellente alternative à la climatisation. Ils utilisent l’évaporation de l’eau (avec des glaçons dans un bac) pour souffler un air réellement rafraîchi, idéal pour les zones semi ouvertes. C’est d’ailleurs un conseil de Céline, l’une de nos chargées de projet sur le terrain.
- Les ventilateurs brumisateurs sur pied : le grand classique de l’événementiel. Ils projettent une micro brume qui s’évapore instantanément, pour une baisse ressentie de 5 à 8°C sans mouiller les invités.
- La climatisation mobile : à réserver aux espaces clos où elle est indispensable, comme la tente traiteur pour la chaîne du froid, les loges VIP ou le PC sécurité.
- Les tentes nomades ou stretch : elles offrent de l’ombre sans créer d’effet de serre et laissent circuler l’air à 360°.
- Les voiles d’ombrage et parasols professionnels : à équiper impérativement de socles lourds pour la sécurité en cas de vent.
- La remorque ou l’armoire frigorifique : indispensable pour stocker les volumes de boissons et les repas froids ou pastèques en grande quantité.
- La machine à glaçons professionnelle : ou à défaut, la commande de glace carbonique ou de glaçons livrés par palettes. En canicule, on n’a jamais trop de glaçons.
Votre agence événementielle anticipe la chaleur pour vous
Quelle que soit la météo, votre agence événementielle s’occupe d’intégrer ces réflexes dès la phase de conception pour que votre journée reste une réussite. Que ce soit pour un séminaire au vert en pleine nature ou un team building en extérieur, INNOV’events pense la logistique, le matériel et le confort de vos invités, même quand le thermomètre s’envole.
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