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Événementiel et Coronavirus : Sécuriser son événement professionnel

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Rédigé par INNOV'events , le 28/02/2020
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Vous recherchez des conseils pour sécuriser votre événement professionnel en période de pandémie? Chez INNOV'events, agence événementielle spécialisée dans l'événementiel corporate, nous comprenons les défis auxquels vous êtes confrontés. Alors que le Coronavirus continue de préoccuper les organisateurs d'événements du monde entier, il est essentiel de prendre les mesures adéquates pour protéger la santé et la sécurité de vos participants. Dans notre article de blog intitulé "Événementiel et Coronavirus : Sécuriser son événement professionnel", nous vous proposons des conseils pratiques et des solutions innovantes pour organiser vos événements en toute sécurité. Nous abordons des sujets tels que l'aménagement des espaces, la gestion des flux de participants, les mesures d'hygiène et de désinfection, ainsi que les technologies à utiliser pour minimiser les risques de propagations. Que vous envisagiez d'organiser une conférence, un séminaire ou une soirée d'entreprise, nous sommes là pour vous accompagner et vous donner les clés pour garantir la réussite de votre événement en respectant les normes sanitaires en vigueur. Ne laissez pas le Coronavirus compromettre votre projet événementiel. Suivez nos conseils et assurez-vous que votre événement se déroule en toute sécurité et sérénité. N'hésitez pas à consulter notre blog pour découvrir nos astuces et bonnes pratiques pour sécuriser votre événement professionnel. Ensemble, nous surmonterons ces défis et nous recréerons l'expérience événementielle dont vous avez toujours rêvé.

Le Coronavirus, dont la dernière mutation est dénommée COVID-19 secoue l’économie dans bien des domaines. Sa propagation à travers le monde a notamment impacté le secteur de l’événementiel avec de nombreuses manifestations qui se sont vues annulées.

Le coronavirus : un cas de force majeure ?

assurance evenement coronavirus

La majorité des prestataires événementiels ont inclus dans leurs conditions générales de vente une clause type “Force majeure”. En effet, la responsabilité de l’entreprise ne peut être engagée en cas d’inexécution ou de mauvaise exécution du contrat dans de nombreux cas comme une catastrophe naturelle, la guerre…

Mais une maladie infectieuse et l’épidémie qu’elle peut entraîner fait-elle partie de ces conditions ? La réponse n’est pas si simple et dépend d’un cadre juridique strict.

En effet, il existe trois caractéristiques qui définissent la force majeure :

  • Imprévisibilité
  • Irrésistibilité
  • Extériorité

Ces caractéristiques sont cumulatives.

Les épidémies sont donc traitées “au cas par cas”. Il est donc important de l’inclure dans vos CGV et de vous rapprocher de votre avocat.

Vous souhaitez annuler votre événement ?

Premièrement, la loi distingue entre l’événement empêché temporairement de l’événement empêché de manière définitive. Un report de l’événement est donc parfaitement envisageable, sans qu’il soit possible pour le bénéficiaire d’un événement de se prévaloir de la force majeure.

Deuxièmement, en cas d’empêchement définitif, et en tout état de cause il faut s’intéresser aux conditions générales de vente acceptées ou au contrat conclu avec l’organisateur de l’événement.  Ainsi, bon nombre de contrats conclus exclut expressément toute annulation pour cas de force majeure.

Il faut donc se reporter aux conditions contractuelles, qui sont la loi des parties et éventuellement vers son assureur.

Annuler ou reporter son événement suite à la menace Coronavirus

Parmi les manifestations annulées : on peut voir des géants comme la Mobile World Congress ou encore la conférence développeur F8 Facebook. Cela aura des conséquences financières lourdes sur l’économie événementielle. Les annulations ou reports sont liés soit à des mesures de sécurité soit à un manque de participants.

Afin de minimiser les pertes monétaires, il est important d’avoir une assurance annulation d’événements avec couverture virus inclue. Toutefois il est difficile voire impossible de souscrire ce type de contrat après que l’épidémie ait été déclarée.

Nos engagements face au Coronavirus

evenement entreprise coronavirusPrivilégiant toujours les prestataires locaux, votre agence événementielle INNOV’events met un point d’honneur encore plus important depuis l’annonce du virus à ne travailler qu’avec des produits qui proviennent d’Europe.

Sachez que tous les événements organisés par les agences événementielles INNOV’events suivront les recommandations citées ci-dessous.

Les bonnes pratiques :

  • Gel antibactérien à l’entrée de l’événement (selon disponibilité)
  • Thermomètre laser à disposition pour effectuer des tests rapides sur demande
  • Signalétique « pédagogique » mise en place sur place : éviter de se serrer la main, éternuer dans son coude, se laver les mains…
  • Avoir des masques à disposition sur-demande (selon disponibilité)

Le coronavirus et l’événementiel

team building coronavirusINNOV’events a pensé à de nombreuses solutions afin que votre événement soit une réussite :

  • Une réadaptation des formats de votre événement : événements digitaux (pour conférence ? assemblées générales ?), segmentation de votre événement en petit groupe (team building ?)
  • Des animations DIY pour vos collaborateurs : conception de sa propre solution hydroalcoolique
  • Présentation des objets indispensables
  • Atelier de lavage de main avec boîte à lumière noire
  • Des robots dédiés à l’hygiène : explication des bonnes pratiques ou distribution de produit de prévention

Indisponible en période de confinement

Coronavirus et événements d’entreprises : 3 questions fréquentes

Coronavirus et team building  / séminaire, j’annule ou pas ?

annulation team building covidLes rassemblements de moins de 1000 personnes étant aujourd’hui autorisés, en dehors de l’Oise et du Haut-Rhin, organiser un team building avec moins de participants semble sans risque. Toutefois, pour assurer la sécurité de vos collaborateurs, nous vous conseillons de subdiviser vos équipes en plusieurs groupes. Pourquoi pas par services ?

Si vos collaborateurs passent la journée ensemble au bureau, ils seront tout autant en sécurité lors du team building. Mais encore une fois, par mesure préventive, les événements en plein air étant considérés comme “plus sûrs”, pensez à organiser des team-building dans un parc ou autre avec animation type baby-foot géant, mikado géant. Votre agence événementielle INNOV’events de proximité mettra tout en oeuvre, notamment en assurant les normes d’hygiène pour que votre team building soit une réussite.

Pour votre séminaire, si vous souhaitez complètement supprimer les risques, pensez aux événements en ligne et à leurs multidiffusion mais attention l’impact humain n’est pas le même !

Indisponible en période de confinement

Coronavirus : que faire si mon salon est annulé ?

annulation salons coronavirusAu 09.03.20, les regroupements de personnes sont limités à 1000 personnes en France. Cela explique l’annulation de nombreux salons comme par exemple le Salon de l’Automobile.  Si votre entreprise se doit d’annuler son événement ou la participation à un événement suite à un arrêté préfectoral, vos agences événementielles INNOV’events vous proposent d’organiser des portes ouvertes.  Celles-ci rassemblant moins de 1000 personnes et relevant du domaine du “privé”, elles peuvent être une excellente alternative pour générer des ventes en ce temps de crise.

Nous vous proposons des idées d’animations pour Portes Ouvertes pour attirer du monde et faire parler de vous. Animations originales, champagne, petits fours, jeux concours, offres spéciales ou encore visite de vos ateliers… continuez à communiquer sur votre marque et vos nouveaux produits en accueillant vos clients et prospects au sein de vos locaux.

Indisponible en période de confinement

COVID-19 : Comment motiver ses salariés en temps de crise ?

motiver collaborateur coronavirus

La vie d’entreprise n’est pas toujours si simple, les temps de crises font parties de moments à franchir afin que la société puisse évoluer positivement. Certaines entreprises sont déjà dans le travail partiel ou le télétravail mais voient leur productivité baisser.

INNOV’events vous donne des conseils pour pouvoir passer cette crise plus facilement. Par exemple, limitez l’absentéisme des salariés avec l’organisation de micro Team Building, pour les collaborateurs dont la motivation est en baisse. Pour ceux ayant la crainte du virus, vous pouvez leur proposer de fabriquer leur propre solution hydro-alcoolique avec un atelier DIY !

Il faut également leur donner confiance à travers quelques gestes simples de la vie quotidienne comme les rassurer, ou les motiver d’une certaine matière pour qu’ils puissent se concentrer sur leur travail. Être plus à l’écoute de vos employés va également leur permettre de sentir importants dans l’entreprise et surtout valorisés. Toutes ces petites attentions vont permettre à vos salariés de moins cogiter quant à la crise actuelle et leur rendement sera bien plus positif. Conclusion : face au Coronavirus, ne soyez pas passifs en attendant que la situation évolue, soyez actifs et proactifs !

Indisponible en période de confinement

Découvrez nos idées de team building coronavirus.

Pour terminer sur une note positive, rappelons néanmoins que le Dr Cua, du CHU de Nice préfère rassurer : « 99% des patients qui auront le Coronavirus vont guérir, bien sûr un mort sur 100 c’est un mort de trop, mais ce n’est pas un virus qui va décimer la population, on connaît ce virus ».

Votre agence évènementielle Annecy (74) se déplace partout en Rhône Alpes.
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