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Rédigé par INNOV'events, le 20/08/2024

Contrat cadre événementiel : un partenariat stratégique avec votre agence

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Contrat cadre événementiel : un partenariat stratégique avec votre agence
→ Un contrat cadre événementiel permet de structurer efficacement la collaboration entre une entreprise et une agence, garantissant la cohérence et la qualité des événements organisés.

Les contrats cadres régissent un grand nombre d’activités et notamment celles des prestations de services comme l’organisation d’événements pour les entreprises ou les collectivités. Comme son nom l’indique, ce type de contrat permet de fixer le “cadre” pour des évènements publics et/ou privés. 

Chez INNOV’events, les contrats cadres sont notamment appréciés par les clients de par la présence nationale du réseau, permettant d’avoir le même cadre que l’événement soit organisé à Paris, à Marseille ou encore à Tours. 

Découvrez ici notre réseau national d’agences événementielles.  

Un contrat cadre événementiel : c’est quoi ? pourquoi ? 

Juridiquement, un contrat cadre “est un accord par lequel les parties conviennent des caractéristiques générales de leurs relations contractuelles futures”. Il s’agit d’un engagement mutuel permettant d’établir des relations sur le long terme tout en gardant une certaine flexibilité en fonction du lieu ou du type d’événement. 

Définition du contrat-cadre événementiel

Travailler dans un cadre structuré pour des  prestations événementielles est très important. En effet cela garantie quatre points essentiels. 

Le premier ? La cohérence. Un événement raconte une histoire mais plusieurs événements doivent avoir une cohérence entre eux et non des messages contradictoires. Travailler avec une agence qui sait qui vous êtes, ce que vous faites, qui connait vos valeurs et votre vision offrira ce fil rouge à travers tout vos événements.

Le second ? La standardisation. Le terme pouvant être interprété de manière négative ne l’est pas. Il ne s’agit pas de faire un événement “standard”, et sans originalité mais il s’agit de suivre une certaine nomenclature garantissant la bonne réalisation de l’événements.

Le troisième ? La sécurité juridique. Travailler dans un cadre structuré permet de s’assurer que tous les aspects juridiques sont pris en compte, minimisant ainsi les risques. Cela inclut les contrats, les assurances, les licences, et les normes de sécurité. 

Le dernier ? La prévisibilité. Un cadre structuré améliore la qualité et la facilité de travail sur un événement. La gestion est plus fluide et les risques comme des retards sont nettement minimisés. Cet aspect là est d’autant plus vrai si l’accord cadre est multiville

Dans le domaine événementiel, le contrat cadre peut s’engager sur des evénements récurrents, sur des tarifications négociées, et même sur des conditions générales de ventes ou modalités de paiement différentes. 

Procédure de mise en place d’un contrat cadre

Mettre en place un contrat cadre n’est pas chronophage. En général cela passe par 5 étapes. La première est souvent celle d’un événement test. Nous le disions plus haut, il est important de choisir une agence qui comprenne votre ADN d’entreprise et ce que veulent dire vos événéments. Ensuite s’entame une partie négociation de tous les aspects du contrats (nombre d’événements, modalités de paiements…)  suivi d’une rédaction contractuelle avant validation juridique et signature.

Que ce soit dans le cadre d’une mise en place avec ou sans appel d’offre, cela est possible. 

Si vous avez des questions d’ordre juridique ou événementiel, n’hésitez pas à prendre contact avec votre agence événementielle de proximité via le formulaire précédent ou par mail à contact@innov-events.fr 

Top 10 des avantages d’un contrat cadre événementiel

contrat cadre domaine événementielUn contrat cadre événementiel offre de nombreux avantages pour l’entreprise ou la collectivité cliente.

    1. Cohérence des projets tout au long de l’année : travailler avec la même agence événementielle permet de garder un fil conducteur à travers chaque événement afin que la marque employeur mais aussi la marque commerciale soit cohérente. 
    2. Progrès continu : comme dans toutes relations, on apprend à ce connaitre et à se comprendre petit à petit. Les éléments à travailler dans un premier temps ne le seront plus dans un second et l’amélioration de la qualité des événements sera graduelle. 
    3. Gain de temps dans la préparation des événements : le processus de validation et de commande sera accéléré ce qui réduira le temps consacré à l’organisation préalable pour chacune des parties. Ce temps peut être mis à profit pour encore aller plus loin. 
    4. Simplification des démarches administratives : les formalités sont souvent répétitives pour chaque événement et une centralisation des documents contractuels permet donc cette simplification. 
    5. Réduction des coûts : gagner du temps fait toujours gagner de l’argent mais en plus de cela, un contrat-cadre permet une optimisation des ressources budgétaires notamment grâce à des rarifs préférentiels.
    6. Meilleure gestion des imprévus : Avec un contrat-cadre la réactivité est d’autant plus accrue dans la résolution des problèmes et offre également une flexibilité dans la gestion des urgences. 
    7. Accès à des services personnalisés et adaptés : Il y a des possibilités de personnaliser les prestations selon l’événement, l’évolution des besoins… comme par exemple une plateforme de gestion des inscriptions ou des mailings.
    8. Flexibilité dans l’ajustement des prestations : La possibilité d’ajouter ou de supprimer des prestations selon l’événement est beaucoup plus possible puisqu’il ne s’agit pas d’un contrat par événement qu’il faut respecter mais d’un contrat long terme.
    9. Optimisation des ressources humaines et matérielles : Les équipes internes. sont formées à l’écosysteme et la méthodologie événementielle du client ce qui permet qu’il y a toujours un interlocuteur disponible et à l’écoute même si l’interlocuteur unique est privilégié.
    10. Sécurisation des prestations grâce à un cadre contractuel solide : Enfin, et pas des moindres, il existe une protection juridique en cas de litige ainsi qu’une garantie d’autant plus forte de la qualité des prestations fournies.
pourquoi avoir un contrat cadre
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Quelle que soit la raison, un contrat cadre est souvent intéressant pour la société cliente dans le cadre de prestations de services comme l’événementiel. 

Quel type d’événements organiser avec un contrat cadre ? 

Un contrat cadre peut permettre l’organisation d’événements d’entreprises riches et variés comme : 

Organisation d’événements internes

Les événements internes sont tous ceux qui ont vocation à être à destination des salariés. Cela peut permettre une meilleure productivité, une meilleure cohésion etc. Un contrat cadre peut être établi uniquement pour les événements internes. Parmi eux vous pouvez trouver :

  • Des séminaires pour le développement professionnel des employés
  • Des sessions de formation pour le renforcement des compétences.
  • Des activités de team-building pour renforcer la cohésion d’équipe.
  • Des anniversaire d’entreprise pour valoriser le progrès de la société.

Ces événements internes sont également parfois à destination des proches des salariés comme leur conjoints ou leurs enfants

Organisation d’événements externes

Vous l’aurez compris, on appelle “événements externes”, les manifestations qui ne sont pas à destination des salariés mais plutôt des clients ou des partenaires. Cela peut inclure : 

  • Lancements de produits pour attirer l’attention du marché.
  • Conférences pour partager des connaissances et établir des réseaux.
  • Salons professionnels pour promouvoir l’entreprise et ses produits.

Gestion du planning annuel

Enfin, un contrat cadre peut inclure la gestion du planning annuel : l’AG en janvier, les portes ouvertes en juin, le séminaire kick-off de septembre et la fête de fin d’année. Cela permet une planification anticipée des événements récurrents, un suivi régulier des actions et ajustement des plans si nécessaire mais surtout une coordination continue entre les différentes parties prenantes pour assurer le succès de chaque événement.

L’une des particularités d’INNOV’events est encore une fois la couverture nationale ce qui permettrait un anniversaire d’entreprise multiville en simultané ou encore un roadshow

Voici la liste des villes couvertes par une agence du groupe :  

Annecy, Angers, Auxerres, Avignon, Barcelone, Besançon, Bordeaux, Bourg-en-Bresse, Bourges, Brest, Bruxelles, Chambéry, Colmar, Dijon, Fontainebleau, Gap, Genève, Grenoble, La Rochelle, Laval, Le Mans, Lille, Lyon, Marseille, Metz, Montpellier, Mulhouse, Nancy, Nantes, Nevers, Nice, Nîmes, Orléans, Pau, Paris, Poitiers, Reims, Rennes, Rouen, Saint-Etienne, Strasbourg, Toulouse, Tours, Toulon, Troyes, Valence

 

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