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L’avenir des Chef(fe) de projets événementiel à l’ère de l’intelligence artificielle

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Rédigé par INNOV'events , le 01/08/2023
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L’essor de l’intelligence artificielle (IA) a transformé diverses industries et secteurs, y compris l’industrie de l’événementiel et des événements professionnels. De nombreuses personnes se demandent si les Chefs de projets (CDP) ont un avenir face à l’IA, qui se développe rapidement et gagne en efficacité. Explorons ensemble les raisons pour lesquelles les organisateurs d’événements pourraient continuer à prospérer à l’ère de l’IA et comment ces deux entités peuvent collaborer pour créer des expériences inoubliables. On veut de futurs évènements toujours plus personnalisés et de haute qualité.

Les chefs de projets événementiels sont-ils remplaçables ? 

chef de projets événementiels IALes CDP sénior sont souvent considérés comme irremplaçables en raison de leur expertise humaine (Lisez bien expérience dans le mot expertise car c’est un métier qui s’apprend sur le terrain). Ils sont intouchables du fait de leur compréhension approfondie des lieux, des industries, de l’écosystème local, du type de public et des expériences uniques imaginés. Ils possèdent une intuition et une sensibilité qui ne peuvent être entièrement reproduites par une IA, ce qui leur permet d’offrir des recommandations personnalisées et adaptées aux intérêts spécifiques des commanditaires. L’IA ne pose pas de questions directives pour orienter le décideur sur le bon chemin de la solution technique ou du bon dispositif.

Les CDP sont souvent des spécialistes d’une région ou d’un type d’événement spécifique, ce qui leur permet d’offrir des recommandations et des conseils adaptés aux intérêts de l’annonceur, « Le vrai besoin est souvent dissimulé dans des envies mal exprimées. En étant inspiré par ce qui peut être réalisé, les préférences et choix de départ sont soit confirmés soit challengés… Alors soyez toujours attentif aux recommandations de l’agence événementielle pour une expérience authentique et engageante. » explique Jonathan Schlegel, président du groupe INNOV’events.  

Les chef(fes) de projets peuvent offrir un service personnalisé et un contact humain direct que les acheteurs peuvent apprécier et qui peut être difficile à reproduire avec une IA. Les conseillés rassurent les clients et leur donne confiance dans leurs choix, ce qui peut être un facteur important dans la satisfaction globale de l’expérience client.

Quelle place pour l’IA en événementiel ? 

INTELLIGENCE ARTIFICIELLE EVENEMENTIELUn autre avantage d’un planificateur « humain » est leur capacité à anticiper les besoins et les préférences du client grâce à leur expérience acquise lors des RDV antérieurs et des événement passés. Les CDP peuvent poser des questions pertinentes pour mieux cerner les attentes des participants, les objectifs du dispositif et tenir compte des facteurs émotionnels et personnels qui peuvent influencer l’expérience de l’évènement. L’IA, bien qu’elle puisse analyser de grandes quantités de données et identifier des tendances, peut avoir du mal à saisir les nuances et les préférences individuelles qui sont cruciales pour personnaliser un temps fort dans une entreprise. « Travailler ensemble à travers le temps, pérenniser notre collaboration, une expérience commune, permet de développer l’empathie et l’intuition ».

L’IA peut être utilisée pour récolter des informations mais elle ne peut pas donner des éléments en temps réel en fournissant des informations actualisées, (Travaux en cours, réglementation modifié temporairement, etc.). L’IA devient un outil « assistant personnel » des Chef(fes) de projets événementiel qui peuvent ensuite se concentrer sur la personnalisation des expériences et l’interaction avec les clients.

En combinant les compétences humaines et les capacités de l’IA, les chef(fes) de projets événementiel peuvent offrir des expériences encore plus exceptionnelles et adaptées aux besoins de leurs clients.

Les avantages de l’intelligence artificielle dans la planification d’un événement

EVENEMENTIEL ENTRPERISE ET IAL’intelligence artificielle présente plusieurs avantages dans la planification d’un événement. Tout d’abord, elle peut traiter rapidement de grandes quantités de données pour fournir des informations, les tarifs moyens pour un budget prévisionnel, les conditions météorologiques et d’autres facteurs pertinents pour le choix de la date par exemple.

Le chef de projets événementiel peut l’utiliser puis analyser les données pour vérifier les disponibilités et effectuer un travail d’actualisation des données. Il optimisera les données en fonction de divers critères, tels que le temps de déplacement, le coût, les préférences du client et les contraintes logistiques. 

L’IA peut également automatiser certains aspects de la planification et permettre de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines mais ce serait bête de servir du Pepsi lors d’un séminaire pour The Coca-Cola Company !

La synergie entre l‘organisateur et l’intelligence artificielle

AVANTAGE IA EVENEMENTIELL’avenir des organisateurs d’événements est dans la collaboration, le chef de projets événementiel sera complémenté, amélioré. Avez-vous déjà vu une IA porter une table ou apporter les badges ? Le régisseur est là pour orchestrer votre événement et manager une équipe technique et des ressources. En combinant les compétences humaines et les capacités de l’IA, les agences événementielles peuvent offrir des expériences encore plus exceptionnelles et adaptées aux besoins de réactivité que leurs clients ont besoin. Cela produit une augmentation de la qualité du service.

#efficiance = satisfaction client.

Des exemples de collaboration réussie entre l’IA et l’humain

IA tests reussis– Médecin assisté par l’IA : L’IA peut aider les médecins à poser des diagnostics plus précis en analysant des images médicales, en suggérant des traitements personnalisés et en fournissant des informations sur les dernières avancées médicales.

– Chauffeur de camion avec assistance autonome : Les camionneurs peuvent se reposer sur des systèmes d’assistance à la conduite basés sur l’IA pour maintenir une distance de sécurité, éviter les collisions et réduire la fatigue lors de longs trajets.

– Création musicale avec l’IA : Les compositeurs peuvent utiliser des outils d’IA pour générer des mélodies, des rythmes et des harmonies qui servent ensuite de base à leurs compositions musicales.

Ces exemples démontrent comment l’IA peut collaborer avec les humains pour résoudre des problèmes complexes, améliorer les processus et amener des avantages significatifs dans divers domaines de la vie. L’humain peut ainsi se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

Collaboration avec les développeurs d’IA

intelligence artificiel et evenement proLes agences événementielles peuvent travailler en étroite collaboration avec les développeurs informatiques pour créer des outils et des systèmes qui tirent parti des forces de l’IA tout en mettant en valeur les compétences et l’expertise humaines.

Elle peut créer par exemple un chatbot qui permet une assistance en temps réel pour répondre aux questions des participants. Envoyez des notifications importantes aux personnes présentes.

Selon une étude de Skift Research, 46 % des voyageurs interrogés ont déclaré qu’ils préféreraient utiliser une application mobile pour organiser leur déplacement professionnel plutôt que de passer par un agent de voyage. Cette même étude a révélé que les voyageurs étaient encore plus nombreux à préférer avoir affaire à un être humain pour les aider à résoudre des problèmes ou pour des questions liées à l’urgence.

Cela est transposable et particulièrement vrai dans le cas d’événements complexes, tels que les voyages d’affaires, les organisations promotionnelles, les événements de grande ampleur ou les prestations multi-publics. Dans ces cas, les donneurs d’ordres ont besoin d’une assistance personnalisée pour résoudre les complications et gérer les imprévus, ce qui nécessite l’intervention d’un chef(fe) de projets expérimentés.

En outre, l’IA ne peut pas remplacer l’émotionnel dans l’expérience de l’événement. Selon une enquête de l’Association américaine des agences de voyages, 63 % des voyageurs ont déclaré que leur agent de voyage avait rendu leur voyage plus agréable cela est bien évidemment aussi similaire au domaine de l’événementiel. Les CDP peuvent apporter une valeur ajoutée en fournissant des conseils en live sur les expériences locales, les traiteurs, animations, activités, qui ne peuvent être reproduits par une application.

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