Commençons cet article avec une citation que nous aimons bien de Maya Angelou, qui dit que « les gens oublieront ce que vous avez dit, ils oublieront ce que vous avez fait, mais n’oublieront jamais ce que vous leur avez fait ressentir ». Telle est la philosophie de votre agence d’évenementiel à Toulouse.
Faire appel à une agence événementielle sur Toulouse, pourquoi ?
Si nous vous disions maintenant que tous les événements auxquels vous avez assisté se sont tous bien passés, et que vous n’oublierez jamais ce que vous avez ressenti ces jours-là. Vous allez sûrement nous répondre …. Hmmm oui et non. Parce que même si chaque événement amène naturellement son lot de couacs ou d’imprévus, il y a certains événements dont vous vous souviendrez aussi car ils n’étaient pas si bien, il manquait définitivement quelque chose.
Cette chose, dont il manquait, se trouve à 90 % sûrs dans ce quatuor de réussite d’un événement, à savoir un parfait engrenage entre : les différents acteurs, le bon événement en réponse au besoin exprimé, le timing, et la communication.
Pour rentrer un peu plus en détail sur notre quatuor en question, il faut savoir que lorsque nous parlons des acteurs, nous ne faisons pas seulement référence aux prestataires, qui ont évidemment un grand rôle à jouer, mais aussi de la société événementielle choisie, et du client. En effet, le client commande un événement avec, au choix, des activités, repas, cocktails, interludes musicales, sensibilisation, ou autre, et c’est une première partie de son rôle : être commanditaire, et payeur de la prestation. Mais une autre facette toute aussi importante qui doit être montrée par le client, c’est l’implication dans les animations proposées, et dans l’événement en lui-même : il doit montrer l’exemple.
Le rôle du prestataire qui réalise les animations ou interventions quelles qu’elles soient, doit en effet réaliser la prestation qui a été convenue et signée, tout en faisant preuve de souplesse et d’écoute car il se retrouve en première ligne dans l’événement, et donc face aux participants qui ont potentiellement des attentes sur la prestation, ou se laisseront guider avec plaisir. Votre agence événémentielle Toulouse se charge de tout.
Evénement d’entreprise Toulouse : Quel est le rôle d’une agence événementielle ?
Evénementiel Toulouse : Bien définir votre besoin
Le rôle d’INNOV’events, votre agence événementielle en Haute-Garonne, en tant qu’actrice pour la réalisation du plus parfait des événements, est grand, car c’est elle qui permet au client de se décharger de la gestion de 2 ou 3 des piliers restants du quatuor de réussite. La première fois que nous rentrons en contact avec vous, voilà la question que nous nous posons : pourquoi ? Pourquoi fait-il/elle cet événement ? Quel est le réel besoin, au-delà de l’organisation d’un team building Toulouse, d’un incentive …? Est-ce simplement pour réunir les collaborateurs, ou préparer une nouvelle réorganisation, intégrer de nouvelles recrues, retravailler sur l’entraide au sein d’un groupe de managers… ? En vous posant ces questions, nous obtiendrons potentiellement des réponses, d’autant plus si nous creusons le sujet main dans la main. Et avec ces réponses, nous essayons de faire matcher les prestataires avec lesquels nous travaillons à votre demande, votre besoin. Ce pilier c’est l’essence même de votre événement, c’est la raison pour laquelle nous en sommes là, la raison aussi pour laquelle vous réunissez vos collaborateurs, vos clients, vos fournisseurs. Il faut que le but soit atteint, par une réponse adaptée à votre besoin. C’est là l’un des rôles principaux de votre agence événementielle proche de Toulouse, et c’est ce que vous faisons ensemble : bien définir le besoin et y répondre de façon intelligente.
Organiser votre événement d’entreprise dans le bon timing
Une fois que ce besoin est défini, que les prestataires sont trouvés, que votre agence toulousaine vous a proposé un événement qui matche avec vos attentes et que vous êtes prêt à vous investir pleinement dans cet événement qui vous plaît, un autre pilier important vient s’ajouter, pour qu’il soit finalement réussi : le timing. Ah oui c’est important de respecter certains codes, certaines règles : on n’ouvre pas un buffet pendant les remerciements de votre PDG, on ne lance pas le show de magie avant que la personne dont nous célébrons le départ à la retraite ne soit là, on ne lève pas le voile sur votre tout dernier véhicule avant que les lumières soient mises en place et que la musique ait commencé, on ne programme pas votre événement de l’année pendant les vacances scolaires… Ces timings sont des exemples, il en existe plein, et ce sont toutes ces sortes de contre-temps que nous, INNOV’events, votre agence événementielle dans le 31, sommes en charge de gérer. Car un bon timing créera la surprise, l’étonnement, rythmera votre soirée, et c’est là que notre rôle prend son sens : nous sommes pour vous un véritable chef d’orchestre.
Les petits détails qui feront la différence de votre événement à Toulouse
Enfin, si tout est mis en place pour recevoir le public tant attendu, que vous avez investi le temps, les moyens humains et financiers pour votre événement, il faut évidemment que les principaux intéressés viennent à votre événement, qu’ils soient au courant du lieu, de la date, des horaires, du thème s’il y en a un, et de la raison de cet événement. Tous ces critères doivent obligatoirement se retrouver dans une communication détaillée, et envoyée auprès des invités au minimum 1 mois avant la date de l’événement dans un SAVE THE DATE. Puis des actions de communication doivent être répétées jusqu’à la date de l’événement pour susciter l’engouement et la curiosité. Nous savons que nos clients ont souvent un pôle communication qui peut s’occuper de la partie création pour le respect de la charte, néanmoins, nous pouvons vous assister sur la promotion de l’événement ainsi que sur la gestion des inscriptions grâce à la mise en place de sites web personnalisé pour votre journée ou soirée d’entreprise Toulouse.
C’est pour toutes ces raisons et dans un but de validation de tous les piliers ci-nommés, que votre agence événementielle INNOV’events Toulouse est spécialisée dans l’organisation de votre événement clé en main. Votre but, en tant que client étant d’organiser un événement, notre but étant de réussir à l’organiser de A à Z, main dans la main avec vous.
Votre contact :
Agence événementielle INNOV’events Toulouse
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