L’organisation d’un congrès à Annecy est une tâche compliquée qui nécessite une préparation de plusieurs mois à l’avance. Développer un thème passionnant, inviter les bons orateurs, trouver le lieu idéal.. ne sont que quelques exemples des opérations qui devront être gérées, et le plus souvent en même temps. Sans parler des milliers d’autres détails qui va falloir également prendre en compte et gérer au fur et à mesure.
Organiser votre congrès santé en Haute-Savoie (74)
Pour vous éviter toutes prises inutiles de cheveux blancs lors la préparation de ce congrès médical, faites confiance à l’agence événementielle d’Annecy pour la prise en charge totale de la gestion des différentes opérations et taches à effectuer en amont, le jour-J et en aval de votre événement.
En d’autres termes, rien ne doit être et rien ne sera laissé au hasard dans l’organisation de votre prochain congrès santé en Haute-Savoie (74), et ce, grâce à l’ensemble de l’équipe d’Annecy !
Une équipe dévouée, dont Pacôme Pescenda (Chef de projet sénior – INNOV’events Annecy), référent dans l’organisation des rassemblements de professionnels de la santé chez INNOV’events. Il mettra tout naturellement à votre disposition l’ensemble de son expertise, de ses connaissances, de son savoir faire et de sa créativité dans l’organisation de votre futur congrès en 2019.
Force de proposition, il sera à votre écoute et vous accompagne tout au long de la réalisation de cet événement. Par exemple bien en amont, dès la rédaction même de la liste complète des exigences et des objectifs que vous souhaitez donner à ce rassemblement. Pour ainsi ne pas limiter votre vision initiale et ainsi pouvoir cerner le plus rapidement possible ce que vous jugez important pour votre conférence, tel que le lieu, les types d’orateurs, le nombre de participants et même les préférences en matière de nourriture, tout à son importance. Plus votre vision est détaillée, plus nous serons en mesure de répondre à vos attentes et même de les dépasser.
Organisation de conventions à Annecy (74)
Une fois vos motivations, vos souhaits, et vos impératifs rassemblés, notre travail va s’articuler autour de 4 axes d’actions et 5 pôles de compétences.
La réussite de votre congrès santé en Haute-Savoie (74) : 3 axes d’actions pour 5 pôles de compétences
Votre organisateur d’événements Annecy prend en charge la planification, la mise en place et la gestion le jour J de votre congrès santé. Une réalisation de projet qui va s’articuler autour de 5 pôles de compétences et d’expertises. En d’autres termes, la recherche du lieu idéal, la mise en place de toute la partie traiteur, la gestion de l’ensemble de l’aspect technique (son & lumières), sans oublier les animations et enfin la communication lié à cet événement.
De plus, en fonction de vos attentes et des impératifs liés à l’organisation de ce type d’événement, votre organisateur de congrès Annecy va articuler trois champs d’actions, avec pour chacun d’eux un plan d’action personnalisé : en somme, prise en charge de tous les aspects,
1° : administratifs, avec l’établissement du budget et de l’ensemble des postes de dépenses, déclaration au CNOM, inscription des participants, vente de billets…
2° : planification et le booking des prestataires pour ce qui est du lieu du congrès, l’hébergement des participants, mais aussi sans oublier les activités et la partie traiteur.
3° : promotion marketing, avec la prise de contacts médias, création du matériel promotionnel, gérer le site Web dédié, blog et activités sur les réseaux sociaux.
Lieu, budget & digitalisation : focus sur les points fondamentaux à la réussite de votre congrès
Animation d’événements professionnels à Annecy
Votre agence événementielle vous accompagne dans l’élaboration du budget et s’engage naturellement à respecter ce qu’il sera décidé dans la répartition des postes de dépenses.
Pour que votre congrès santé soit une réussite et une fois que vous avez établi votre liste d’objectifs et d’exigences, l’élaboration d’un budget est cruciale dans l’organisation de votre événement.
Pour être plus précis, les principaux postes de dépenses sont généralement les frais d’hébergement, les frais de restauration, les coûts liés à l’animation (cachet des artistes ou rémunération des intervenants), dépenses matérielles et techniques (frais de régie, frais d’aménagement du site), dépenses en marketing (création d’une charte graphique, impressions de kakemonos, goodies) et communication, frais de personnel (personnes d’encadrement, techniciens), dépenses en logistique..
Après avoir mis à jour un budget clair et correctement définis, un autre point reste à gérer bien en amont : le lieu. Le choix et la mise à disposition en temps voulu des lieux de conférence est sans surprise, la aussi un facteur de succès essentiel à votre événement. Ce processus, cependant, n’est ni explicite, ni aussi simple que cela puisse paraître. En effet, le lieu sélectionné doit répondre à de nombreux critères : la taille, l’ambiance, les équipements présents, les possibilités d’hébergements, la partie restauration, son accessibilité, ou l’ensemble des paramètre techniques liés à la salle pour les prises de paroles.
Fort de plusieurs années d’expériences dans l’organisation d’événements en Haute-Savoie (74), et d’un catalogue important de prestataires et partenaires, INNOV’events Annecy trouvera pour vous le lieu idéal à votre congrès santé.
Et enfin, dernier point et non des moindre : la digitalisation. L’aspect digitalisation est primordial pour l’organisation de votre congrès santé.
Tout ceci, passant naturellement par la création d’un site professionnel dédié à la conférence, comprenant un domaine approprié, les informations essentielles sur la conférence, calendrier / programme de conférence consultable, et formulaire d’inscription.
De nombreuses solutions et outils digitaux seront créés et mis à votre disposition afin d’organiser, de sublimer et faire parler de votre congrès santé.
Toute l’équipe du réseau INNOV’events France, et plus localement celle de Annecy mets à votre disposition la totalité de ses nombreuses compétences, et son catalogue de prestataires référents, au savoir faire reconnu dans l’hébergement, la restauration, l’animation, les arts numériques et la communication événementiel dans un seul et même but : la réussite de votre congrès santé en 2019.
Votre contact :
Nom : Cyril Pomier
Email : annecy@innov-events.fr
